Der Spagat zwischen generellen Plattformen und der fachlichen Anwendung

Wenn es darum geht, in einem Unternehmen die Mitarbeiter in ihren Prozessen optimal mit IT-Systemen zu unterstützten, dann hat man sehr häufig die undankbare Entscheidung zu treffen: Nutzt man eine integrierte Plattform oder entscheidet man sich in bestimmte Fällen für fachlich optimierte Anwendungen wie ein CRM-System, ein Projektverwaltung, ein Bewerbungsmanagement, ein QM-System, ... ? Die integrierte Plattform kann für viele Zwecke eingesetzt werden, bietet jedoch für viele Anforderungen nur rudimentäre Unterstützung. Die Fachanwendung hat wiederum Ihre Schwächen in der Integration mit den anderen Systemen, Daten und Benutzerprozessen.

Eine Fachabteilung wird sich wohl eher für eine spezialisierte Fachanwendung entscheiden, wohingegen Entscheider mit Fokus auf das Gesamtunternehmen eher eine einheitliche Plattform bevorzugen, die weniger Medien-, Daten- und Prozessbrüche verursachen. Weder das eine noch das andere ist immer die richtige Entscheidung und so kommt es, dass fast in allen Organisationen früher oder später mehrere Systeme miteinander prozessübergreifend kooperieren müssen. Häufig ist allerdings der Anwender die "Schnittstelle", indem dieser die notwendigen Informationen von einem in das andere System überträgt und diese verteilete Datenhaltung irgendwie synchron hält.

Wir haben auch schon Projekte gesehen, bei denen Consulting-Unternehmen und Entwickler versucht haben, in Alfresco oder Sharepoint das Rad neu zu erfinden. Sie bauten ein CRM-, eine Vertragsverwaltung oder auch eine Projektverwaltung mit den Bordmitteln dieser Plattform nach - mit bescheidenem Ergebnis. Hinzu kommt, dass diese Anwendungen meist mit sehr hohem zeitlichen und finanziellen Aufwand gepflegt werden müssen.

Wir verfolgen mit der smart-bcs-Plattorm einen neuen Ansatz, indem ein zentrales System die Daten- und Dokumentzugriffe auf pragmatische Weise über Systemgrenzen hinweg verbindet. In den unterschiedlichen Systemen werden die Daten der jeweils anderen Anwendungen ohne Kopien oder proprietäre Technologien integriert und es werden intelligente Links eingebunden, über die man direkt in den Verbundenen Vorgang des anderen Systems springen kann.

Zusammenspiel Alfresco, EspoCRM, Redmine

Nachfolgend exemplarich die Integration zwischen Alfresco als Dokumentenmanagementsystem, EspoCRM und Redmine für die Projektverwaltung:

In Alfresco können verschiedene Dokument- und Ordnertypen definiert werden, die bestimmte Eigenschaften haben sollen. Wenn man jetzt beispielsweise ein Dokument einer Firma zuordnen möchte, trägt man nicht mehr den Namen der Firma als freien Text ein, sondern bekommt wärend der Eingabe bereits Vorschläge (autocomplete) zu passenden Namen aus dem CRM. Wählt man den korrekten Eintrag aus, wird der Firmenname in allen Dialogen in Alfresco angezeigt, jedoch intern nur die eindeutige Referenz (wie die Business-Partner-Nummer) gespeichert. Der Firmenname ist somit in Alfresco immer aktuell.